Įmonių vadovams, personalo specialistams ir grafikų planuotojams viena labiausiai laiko reikalaujančių užduočių yra darbuotojų darbo grafikų sudarymas ir administravimas. Ši užduotis, nors ir kritiška verslui, dažnai lieka nepastebima, kai kalbame apie įmonės efektyvumą ir produktyvumą. Tačiau būtent čia, darbo laiko planavime, slypi didelis potencialas optimizuoti įmonės veiklą.
Tradicinio darbo grafikų sudarymo iššūkiai
Prieš gilindamiesi į automatizuotų sprendimų pranašumus, pažvelkime į pagrindines problemas, su kuriomis susiduriame planuodami darbo laiką tradiciniu būdu:
1. Laiko sąnaudos
Vidutinio dydžio įmonėje (50-100 darbuotojų) personalo vadovas ar skyriaus vadovas gali praleisti iki 15-20 valandų per mėnesį vien tik sudarinėdamas, koreguodamas ir komunikuodamas darbo grafikus. Jei įmonė dirba pamainomis, šis skaičius gali dar labiau išaugti.
2. Dažnos klaidos
Net ir patyrę planuotojai nėra apsaugoti nuo žmogiškųjų klaidų. Įrašas ne toje grafoje, neteisingai susumuotos valandos, per mažai darbuotojų tam tikru laiku – tai tik keletas galimų klaidų, kurios gali turėti rimtų pasekmių verslui.
3. Nelankstumas
Rankiniu būdu sudaryti grafikai sunkiai pritaikomi prie besikeičiančių aplinkybių. Darbuotojo liga, neplanuotas klientų antplūdis ar kiti nenumatyti įvykiai reikalauja skubiai perrašyti grafikus, o tai sukelia papildomą stresą ir gali sutrikdyti darbo procesus.
4. Teisinės rizikos
Darbo kodekso pažeidimai, susiję su darbo ir poilsio režimu, maksimaliomis darbo valandomis ar minimaliais pertraukų laikais, gali sukelti rimtų teisinių problemų. Rankinis grafikų sudarymas didina riziką praleisti šiuos svarbius aspektus.
5. Subjektyvumas
Žmogaus sudaromi grafikai dažnai paveikti subjektyvių faktorių – simpatijų, antipatijų, įsisenėjusių įpročių. Tai gali sukelti darbuotojų nepasitenkinimą ir jaustis diskriminuojamiems.
Kodėl automatizuotas darbo laiko grafikas pranašesnis už žmogaus sudarytą
Technologijų vystymasis atvėrė naujas galimybes darbo grafikų planavimo srityje. Modernios programinės įrangos sistemos ne tik padeda išvengti aukščiau minėtų problemų, bet ir suteikia papildomų privalumų, kurių žmogus tiesiog negali pasiūlyti.
1. Matematinis tikslumas ir optimalumas
Automatizuotos darbo laiko planavimo sistemos naudoja sudėtingus algoritmus, galinčius apdoroti didžiulį kiekį duomenų ir rasti optimalų sprendimą per sekundes. Šie algoritmai gali įvertinti:
- Darbuotojų kvalifikacijas ir įgūdžius
- Individualius darbuotojų pageidavimus
- Istorinį klientų srautą skirtingomis valandomis
- Teisinius darbo ir poilsio laiko reikalavimus
- Biudžeto apribojimus
- Darbuotojų produktyvumo duomenis
„Kai personalo skyriaus specialistė mūsų prekybos tinkle bandė rankiniu būdu optimizuoti 120 darbuotojų grafikus pagal prognozuojamą klientų srautą, jai prireikė 27 valandų. Automatizuota sistema tą patį darbą atliko per 40 sekundžių ir pasiūlė 12% efektyvesnį paskirstymą,” – dalijasi patirtimi mažmeninės prekybos tinklo „Maxima” personalo vadovė.
2. Objektyvumas ir teisingumas
Automatizuotos sistemos neturi emocijų, simpatijų ar išankstinių nusistatymų. Jos paskirsto darbo laiką pagal iš anksto nustatytus kriterijus, užtikrinant, kad su visais darbuotojais būtų elgiamasi vienodai. Tokia objektyvi sistema:
- Vienodai paskirsto nemėgstamas pamainas ar laikus
- Užtikrina tolygų darbo krūvį visiems darbuotojams
- Suteikia vienodas galimybes gauti pageidaujamas pamainas
- Skaidriai pateikia sprendimų motyvus
Tyrimai rodo, kad įmonėse, įdiegusiose objektyvias darbo grafikų sistemas, darbuotojų pasitenkinimas darbo sąlygomis vidutiniškai padidėja 27%.
3. Prisitaikymas prie besikeičiančių aplinkybių
Šiuolaikinės darbo grafikų programos gali akimirksniu reaguoti į pokyčius:
- Automatiškai perrikiuoti grafikus susirgus darbuotojui
- Prisitaikyti prie staigaus užsakymų padidėjimo
- Įvertinti oro sąlygų įtaką klientų srautams
- Integruotis su esamomis verslo sistemomis realiu laiku
Gamybos įmonė „Achema” po automatizuotos darbo grafikų sistemos įdiegimo pranešė, kad sugeba 73% greičiau reaguoti į nenumatytus darbo jėgos pokyčius ir išvengti gamybos linijų prastovų.
4. Išsamūs duomenys ir analitika
Rankinis grafikų sudarymas nesuteikia galimybės kaupti ir analizuoti duomenis. Tuo tarpu automatizuotos sistemos:
- Kaupia istorinę informaciją apie darbo grafikus
- Analizuoja darbuotojų produktyvumą skirtingomis valandomis
- Siūlo prognozavimo modelius būsimiems poreikiams
- Identifikuoja neefektyvumo šaltinius darbo grafikuose
„Po šešių mėnesių naudojimosi automatizuota darbo grafikų sistema, atradome, kad mūsų klientų aptarnavimo skyrius buvo sistemingai perkraunamas pirmadieniais tarp 10 ir 12 val., o penktadienio popietėmis turėjome neišnaudotų resursų. Perskirsčius darbo jėgą pagal sistemos rekomendacijas, klientų pasitenkinimo rodiklis pakilo 18%, o darbuotojų streso lygis sumažėjo,” – pasakoja telekomunikacijų bendrovės „Telia” klientų aptarnavimo vadovas.
5. Darbuotojų įsitraukimas ir savarankiškumas
Modernios darbo grafikų sistemos leidžia įtraukti darbuotojus į planavimo procesą:
- Darbuotojai gali nurodyti savo pageidavimus dėl darbo laiko
- Sistema siūlo galimybę keistis pamainomis tarp kolegų
- Informuoja apie laisvas darbo valandas, kurias galima užpildyti
- Darbuotojai gali matyti savo darbo grafiką mobiliojoje aplikacijoje
Organizacijos, įdiegusios interaktyvias darbo grafikų sistemas, praneša apie 31% padidėjusį darbuotojų įsitraukimą ir 24% sumažėjusią neplanuotą absenciją.
6. Teisinė atitiktis ir rizikos mažinimas
Automatizuotos sistemos užprogramuotos laikytis visų teisinių reikalavimų:
- Užtikrina minimalų poilsio laiką tarp pamainų
- Seka maksimalias leistinas darbo valandas per savaitę
- Kontroliuoja specialius reikalavimus jauniems ar nėščioms darbuotojoms
- Automatiškai apskaičiuoja papildomas kompensacijas už naktinį ar šventinių dienų darbą
Viešbučių tinklas „Radisson Blu” pranešė, kad po sistemos įdiegimo darbo ginčų, susijusių su darbo grafiko pažeidimais, skaičius sumažėjo 93%.
7. Ekonominis efektyvumas
Nors pradinis investicijų poreikis į automatizuotą sistemą gali atrodyti didelis, ilgalaikėje perspektyvoje tokia investicija atsiperka daugybę kartų:
- Sumažėja darbo jėgos kaštai dėl optimalesnio paskirstymo
- Mažiau administracinio personalo laiko skiriama grafikų sudarymui
- Sumažėja viršvalandžių poreikis
- Gerėja darbuotojų išlaikymo rodikliai
Lietuvos logistikos įmonių asociacijos duomenimis, vidutinė investicijų į automatizuotas darbo grafikų sistemas grąža yra 270-320% per dvejus metus.
Kaip įdiegti automatizuotą darbo laiko grafiko sistemą
Nusprendus pereiti nuo rankinio prie automatizuoto darbo grafikų planavimo, svarbu laikytis šių žingsnių:
1. Dabartinių procesų analizė
Prieš diegiant naują sistemą, būtina gerai suprasti esamus darbo grafikų planavimo procesus. Įvertinkite:
- Kiek laiko užtrunka grafikų sudarymas
- Kokias taisykles taikote
- Su kokiais iššūkiais susiduriate
- Kokie yra darbuotojų pageidavimai
2. Aiškių tikslų nustatymas
Nusistatykite, ko tiksliai norite pasiekti automatizuodami darbo grafikų planavimą:
- Sumažinti administravimo laiką
- Optimizuoti darbo jėgos paskirstymą
- Pagerinti darbuotojų pasitenkinimą
- Užtikrinti teisinę atitiktį
3. Tinkamo sprendimo pasirinkimas
Rinkoje egzistuoja daug automatizuoto darbo grafikų planavimo sprendimų, todėl svarbu išsirinkti labiausiai atitinkantį jūsų poreikius. Atkreipkite dėmesį į:
- Integracijos galimybes su esamomis sistemomis
- Vartotojų sąsajos patogumą
- Mobiliųjų aplikacijų funkcionalumą
- Tiekėjo patirtį jūsų verslo sektoriuje
4. Darbuotojų įtraukimas
Sėkmingas perėjimas prie automatizuoto planavimo neįmanomas be darbuotojų palaikymo. Užtikrinkite, kad:
- Darbuotojai suprastų pokyčio naudą
- Būtų surengti mokymai, kaip naudotis nauja sistema
- Būtų atsižvelgta į jų grįžtamąjį ryšį
- Perėjimas vyktų palaipsniui
5. Nuolatinis tobulinimas
Įdiegus sistemą, procesas nesibaigia. Reguliariai vertinkite rezultatus ir koreguokite nustatymus:
- Analizuokite sistemos generuojamus duomenis
- Koreguokite algoritmus pagal besikeičiančius poreikius
- Įtraukite naujus parametrus ar apribojimus
- Sekite darbuotojų atsiliepimus
Realios sėkmės istorijos
Prekybos centras
Vienas didžiausių Lietuvos prekybos tinklų įdiegė automatizuotą darbo laiko grafiko sistemą 87 parduotuvėse. Rezultatai po 12 mėnesių:
- 17% sumažėjo darbo jėgos kaštai
- 23% padidėjo pardavimai vienam darbo valandų skaičiui
- 31% sumažėjo vėlavimas į darbą
- Darbuotojų pasitenkinimas darbo sąlygomis pakilo 42%
Gamybos įmonė
Elektronikos komponentų gamintoja Kaune, turinti 310 darbuotojų, pakeitė rankinį grafikų planavimą automatizuotu. Rezultatai po 6 mėnesių:
- Administracinio personalo darbo laikas, skirtas grafikų planavimui, sumažėjo nuo 120 iki 8 valandų per mėnesį
- Gamybos linijų prastovų sumažėjo 29%
- Darbuotojų kaita sumažėjo 17%
- Metinis ekonominis efektas siekė 187,000 EUR
Ligoninė
Regioninė ligoninė, turinti 420 medicinos personalo darbuotojų, įdiegė automatizuotą darbo grafikų sistemą. Rezultatai po 9 mėnesių:
- 94% sumažėjo darbo kodekso pažeidimų, susijusių su darbo laiko planavimu
- 28% pagerėjo slaugytojų pasitenkinimas darbo sąlygomis
- 13% sumažėjo viršvalandžių
- Pacientų pasitenkinimas medicinos personalo pasiekiamumu išaugo 19%
Išvados
Automatizuotas darbo laiko grafikas jau nebėra prabanga ar tik didžiųjų įmonių prerogatyva. Tai būtinas įrankis bet kokio dydžio organizacijai, siekiančiai maksimalaus efektyvumo, darbuotojų pasitenkinimo ir teisinės atitikties. Palyginti su žmogaus sudaromais grafikais, automatizuoti sprendimai suteikia neįtikėtiną greitį, tikslumą, objektyvumą ir lankstumą, kurių neįmanoma pasiekti rankiniu būdu.
Investicija į darbo laiko grafiko automatizavimą – tai investicija ne tik į efektyvesnį administravimą, bet ir į geresnę darbo kultūrą, patenkintus darbuotojus ir, galiausiai, į didesnį verslo pelningumą. Šiame sparčiai besikeičiančiame verslo pasaulyje organizacijos, kurios ir toliau pasikliauja rankiniu darbo grafikų sudarymu, rizikuoja atsilikti nuo konkurentų ir prarasti savo rinkos pozicijas.
„Darbo grafiko automatizavimas buvo vienas geriausių sprendimų, kuriuos priėmėme per pastaruosius metus. Nors iš pradžių kai kurie vadovai priešinosi, manydami, kad algoritmas negalės įvertinti visų niuansų, dabar jie patys didžiausi sistemos šalininkai. Jie pagaliau gali fokusuotis į savo tiesioginį darbą, o ne grafikų dėliojimą,” – apibendrina savo patirtį vienos didžiausių Lietuvos gamybos įmonių generalinis direktorius.
